Veri analizi dendiğinde aklınıza hangi departman geliyor? Finans, pazarlama, satış, bilgi işlem?.. Haklısınız, bugüne dek veri analizi konusu bu departmanlarla ilişkilendirildi. Bugünse, şirketlerin yüzde 69’unun insanı odağına alan veri tabanları oluşturmaları sayesinde İK departmanını ilgilendiren veri analizi öne çıkıyor. Çeşitliliği, eşitliği ve kapsayıcılığı ölçmek, elde tutma, üretkenlik, çalışan bağlılığı, takım performansı, çalışan devir hızları, öğrenme ve gelişim ihtiyaçları… İK bugün temel konularının tamamında veri analiziyle hareket ediyor ve bu yeni durum ona hak ettiği stratejik ortaklık unvanını da kendiliğinden getiriyor.
İş ve İK liderleri insan yönetimi yapbozunun eksik parçasının veri analizi olduğunu fark etti. Bu eksik parçanın yerine konmasıyla şirketler insana yönelik yatırımlarını sağlıklı planlayabiliyor ve büyük bir rekabet avantajı elde ediyorlar.
İK analitiği, iş yerindeki insanları yönetmek için veriye dayalı bir yaklaşımdır. En kısa tanımla; stratejik iş kararları almak için İK verilerinizi toplama ve analiz etme sürecidir. İnsan analitiği, iş gücü analitiği veya yetenek analitiği olarak da tanımlanan İK analitiği, kuruluşunuzla ilgili kritik soruları yanıtlamak için verileri kullanarak insanların sorunlarını analiz etmek anlamını taşır. Bu da veriye dayalı doğru kararlar alabilmeyi mümkün kılar.
İK: Veri üretim merkezi
2023 yılını geldiğimizde şunu net olarak görüyoruz: İK departmanları her zamankinden daha fazla veri üretiyor. Bu verilerin güvenilir iç görülere dönüşebilmesi yönelik takımlarının öncelikli işlerinden biri haline geldi. İK analitiğini doğru yapılandıran ve yöneten kurumların yetenekli insanları çekme, onları elde tutma ve beceri geliştirme performansları rakiplerinden çok daha iyi. İK analitiği, işletmelere kendileri için en doğru yetkinlikleri belirlemek, doğru adaylara ulaşmak, doğru becerilere sahip insanları işe almak, yetenekleri etkin bir şekilde yönetmek ve ayrıca personelin moralini olumsuz yönde etkileyen ve daha sonra hızlı bir şekilde ele alınabilecek sorunları saptamak için içgörü sağlamaya yardımcı oluyor.
Araştırmalar, içgörü veya veriye dayalı şirketlerin yılda ortalama yüzde 30 oranında büyüdüğünü ve kârlarında ise yüzde 8’lik bir artış yaşadıklarını gösteriyor.
İK analitiği şirketinize ne sağlar?
Bu sorunun yanıtını vermeden önce şu soruların yanıtlarını bugüne dek nasıl elde ettiğinizi düşünmenizi öneriyoruz.
- Çalışan yıpranma oranınız ve devir hızınız nedir?
- Hangi çalışanlarınızın bir yıl içinde kuruluştan ayrılma olasılığı var?
- Şirketinizin işe alınma süresi nedir?
- Çalışan devir sorununuzun tekrar eden kalıpları neler?
- Bir işe alımın şirketinize maliyeti nedir?
- Hangi İK uygulamalarının çalışan üretkenliği ve performansı üzerinde olumlu etkisi var?
- Çalışanlarınızın sizi tavsiye etme oranı nedir?
Bu soruların hiçbiri veriler olmadan sağlıklı yanıtlanamaz. İK analitiği verileriyle, tahmine yer bırakmadan riskleri azaltan ve mevcut ve gelecekteki stratejileri optimize eden istatistik destekli kararlar alabilirsiniz.
AIHR (Academy to Innovate HR) veri analitiğinin şirketlere yönelik faydalarını 18 maddede şöyle sıralıyor.
- Kanıta dayalı İK uygulamaları:
AIHR uzmanlarının görüşlerine göre geleneksel İK yönetimi her zaman eğilimlere, önyargılara veya geçici düzeltmelere dayanıyordu. Bu durum da İK yöneticilerinin yaklaşımları ve sonuçlar arasında tutarsızlık getiriyordu. Veriye dayalı İK yönetimi, kararların kanıtlanmış gerçeklere dayandırılarak alınmasını sağlar.
- İşe alım ve yetenek kazanımı süreçleri:
İK analitiği size, işe alım maliyeti, başvuru tamamlama oranları, işe alma kalitesi, kaynak kalitesi ve aday deneyimi gibi temel işe alım ölçütleriyle ilgili verileri izleyerek işe alma süreciniz hakkında değerli bilgiler edinme şansı sunar. Böylece süreci optimize etme ve iyileştirme olanağı bulursunuz.
- Çalışan performansını ve üretkenliğini yönetme:
İK analitiği ile KPI’ları objektif ve verimli bir biçimde oluşturabilir, değerlendirebilirsiniz. Motivasyonun, üretkenliğin ve verimliliğin daha iyi anlaşılması, tüm çalışanların performanslarını geliştirmelerine ve bağlılıklarına olumlu etki eder.
- Ücret ve yan haklar konusunda adil kararlar alabilme: İK’nın verilerle hareket etmesi gereken en önemli alanların başında ücret ve yan hakların belirlenmesi ve stratejinin oluşturulması geliyor. Veri analitiği performanstan sigorta primlerine kadar her alanda somut ve adil kararlar alabilmeyi destekliyor.
- Etkili iş gücü planlaması
İK analitiği, şirketlerin gelecekteki iş gücü taleplerini tahmin etmelerine ve hazırlıklı olmalarına olanak tanır. Örnek olarak yıpranma oranlarının doğru tahmin eden bir şirket, kritik roller için işgücü planlamalarını daha doğru yapabilir. AIHR makalesinde, IBM örneği verilerek; IBM’in kritik rollerdeki devir oranlarını dört yılda yüzde 25 oranında azaltmak için işe alım, görev süresi, performans, rol, maaş, terfi geçmişi ve konuma ilişkin verileri kullandığı belirtilmiş.
- Beceri açığı analizlerinin kolaylaşması
İK analitiği sayesinde çalışanların beceri ve bilgi boşluklarını belirlemek için algoritmalar kullanılır. Ekibin mevcut becerileri, ihtiyaç duyulan becerilerle karşılaştırılır, eksik yönler saptanır ve daha doğru planlar ortaya konur.
- Öğrenme ve gelişmeyi artırma, beceri geliştirme-yeniden beceri kazandırma
İK analitiği, beceri geliştirme ve yeniden beceri kazandırma, çalışanlarınızın eğitim fırsatlarından yararlanıp yararlanmadıkları, eğitimin onlar için uygun olup olmadığı gibi birçok konuya açıklık getirir. Böylece doğru öğrenme ve geliştirme programları oluşturarak, performansı artırmanız, kurumsal hedeflere ulaşmanız, zamandan ve paradan tasarruf etmeniz mümkün olur.
- Çalışan devir hızını düşürme
İK analitiği hangi çalışanlarınızın neden ayrıldığı, elde tutma oranınız, devir hızının hangi departmanlarda yüksek olduğu, yeni işe alımlarda görülen erken yıpranma payı (attrition rates) ve gelecekte hangi çalışanların ayrılma olasılığının yüksek olduğu gibi konuları doğru analiz etmenizi ve aksiyon almanızı sağlar.
- Aday ve çalışan deneyimini iyileştirme
İK analitiği, işe alım sürecinde aday deneyimini ve çalışanlarınızın günlük iş deneyimlerini analiz etmenize yardımcı olabilir. Örneğin, aidiyet duygularının ne kadar güçlü olduğu, nerede en iyi performans gösterdikleri, işlerinin her yönü hakkında nasıl hissettikleri ve rollerinde ve organizasyonda nasıl büyümeye devam edebilecekleri… Bu bilgiler, çalışanlarınızın günlük deneyimlerini iyileştirmenizi, daha iyi bir çalışma ortamı ve şirket kültürü inşa etmenizi destekler.
- Verimsiz süreçlerin belirlenmesi
İK analitiği, İK profesyonellerinin iş süreçlerine dışarıdan bakmalarını sağlayarak, süreç iyileştirmeleri yapmalarını destekler. Veriler yardımıyla verimsiz süreçler belirlenip yeniden tasarlanabilir.
- Tasarruf
Veri analitiği harcanan her kuruşun potansiyel değerini göstererek bir kuruluşun bütçesini daha verimli kullanmasına yardımcı olabilir. Yazılım, İK ve finans departmanlarının aynı dili konuşmasını sağlayarak daha uyumlu çalışmaya ve bütçe hizalanmasına destek olur.
- Şirket içi hareketliliğin desteklenmesi (internal mobility)
Çalışanlarınızın becerilerini veriler yardımıyla çok daha doğru analiz eder, şirket içi insan kaynağını çok daha etkin kullanabilirsiniz. Çalışanların şirket içinde farklı deneyimler yaşamalarına, yeni beceriler kazanmalarına ve kariyerlerinde ilerlemelerine olanak tanımak bağlılığı artırır. Ayrıca içerdeki yetenek havuzunun etkin kullanımı size çok yönlü tasarruf sağlarken, elde tutma oranlarınızı ve doğal olarak karlılığınızı da etkileyecektir.
- Suistimallerin önlenmesi
İK analitiği olay raporlarından topladığı verilerle, işyeri tacizi ve önyargı gibi görevi kötüye kullanma eğilimlerini belirlemeye yardımcı olabilir. Veriler, kuruluşların bu sorunları öngörmek ve bunlarla mücadele etmek için taktiksel planlar yapmasına ve işletme çapında iş yeri davranışını iyileştirmesine olanak tanır.
- İş yeri güvenliğini iyileştirme
İş sağlığı ve güvenliği üst başlığı altındaki tüm konular İK analitiği sayesinde çok daha verimli yönetilir. Güvenli bir işyeri, çalışanlar için işyerinde daha az yaralanma anlamına gelir ve aynı zamanda şirketin yaralanmayla ilgili maliyet ve tazminatlardan tasarruf etmesini sağlar. Güvenlik olayları verilerinizi kullanarak gelecekteki işyeri yaralanmalarını önleyebilir ve süreçteki tüm çalışanlarınız için daha güvenli bir çalışma ortamı oluşturabilirsiniz.
- Eğilimleri ortaya çıkarmak
Günümüzde İK analitiği platformlarının çoğu, insan gözünün kolayca gözden kaçırdığı kalıpları tespit etmek için makine öğreniminden yararlanıyor. Böyle bir platform başka türlü gözden kaçabilecek alanlar ve sorunlar hakkında raporlar üretilmesine de yardımcı olabilir. Davranış, performans, işe gidip gelme süreleri ve işe alım kaynağı kalitesi ile ilgili kalıpların tümü gözlemlenebilir ve yansıtılabilir.
- Çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık hedeflerinin desteklenmesi
İK analitiği, kuruluşların, giriş seviyesinden yönetime ve liderlik ekiplerine kadar şirketin her seviyesindeki çeşitliliği izlemesine olanak tanır. İş gücünüzün çeşitliliğini artırmanızı sağlamak ve yol boyunca kaydettiğiniz ilerlemeyi takip etmek için adayların seçim sürecinizden nasıl geçtiğini de takip edebilirsiniz. Veriler sayesinde kuruluşlar mevcut kurumsal kültürlerini analiz edebilir, eksikliklerin nerede olduğunu kavrar ve bunları kapatmak için bilinçli adımlar atabilirsiniz.
- Proaktif olma avantajı
Sürekli iç görüler, geri bildirimler ve sonuçların analizi sayesinde kuruluşlar yaklaşımlarında tepkisel olmak yerine proaktif olabilir. Bu da onların rekabet avantajı kazanmalarına, gelecekteki sorunları öngörmelerine ve önlemelerine yardımcı olur.
- İşletmeye değer katmak
İK analitiği yalnızca İK’ya değil, operasyonun tamamına değer katar. En iyi performans gösterenleri işe alarak, eğiterek ve elde tutarak işletmenin genel operasyonlarını iyileştirmenize de yardımcı olur. Analitik sayesinde doğru ilerleme kayıtları tutmanız, karşılaştırma yapabilmeniz ve tüm değişimleri gözlemlemeniz mümkün olur.